CRM inmobiliario: precio real y por qué pierdes leads de portales

Un CRM inmobiliario cuesta entre 40 y 120 € al mes por agente si sumas licencia, multipublicación en portales y módulo de leads, y hasta 3.000 € más de implantación según el tamaño de la agencia. Pero el precio pesa poco en la cuenta: lo que decide si te sale rentable es cuántos leads de Idealista, Fotocasa y Habitaclia contestas en menos de 5 minutos y cuántos acaban en visita. Si el lead del portal sigue llegando al correo y nadie lo reparte, el CRM más caro del mercado te dará los mismos resultados que una hoja de cálculo.

Las comparativas que encontrarás al buscar «CRM inmobiliario» comparan número de fichas, plantillas de web y a cuántos portales publica cada programa. Todo eso importa para gestionar la cartera. Este artículo mira la otra mitad del negocio, la que paga las comisiones: qué pasa con el comprador o el propietario que te escribe desde un portal, cuánto tarda alguien en contestarle y qué te cuesta cada uno que se enfría.

Qué pagas de verdad en un CRM inmobiliario

El precio que aparece en la web del proveedor suele ser solo la licencia. La factura real tiene cuatro piezas, y conviene pedirlas por separado antes de firmar:

• Licencia por usuario o por oficina. Es lo que se anuncia. Muchos programas cobran por agente; otros, por oficina con un tope de usuarios.
• Multipublicación. Enviar las fichas a los portales a veces va incluido y a veces es un módulo aparte, con límite de inmuebles o de portales.
• Módulo de leads o «demandas». El cruce automático entre lo que busca el comprador y lo que tienes en cartera, los avisos y el registro de contactos. En los planes básicos suele venir recortado.
• Implantación. Migrar la cartera, conectar los portales, configurar usuarios y formar al equipo. Es el coste que más se subestima y el que más condiciona que el equipo use el programa.

Con esas cuatro piezas, los rangos orientativos que vemos en el mercado español son estos:

*Referencias del sector a octubre de 2026, IVA no incluido. Cada proveedor (Inmovilla, Witei, Mobilia, Inmoweb, Sooprema…) empaqueta los módulos de forma distinta: pide siempre el desglose de las cuatro piezas.

Si vienes de un CRM gratuito o de la hoja de Excel compartida, este salto tiene su propia letra pequeña. La explicamos con detalle en cuándo un CRM gratis deja de ser gratis.

El dato que ninguna comparativa mide: velocidad de respuesta

El comprador que escribe por un piso en Idealista no escribe solo a ti. Ese mismo día ha contactado con tres o cuatro anuncios parecidos, y la primera agencia que le llama con información útil se queda con la visita. Los estudios clásicos sobre respuesta a leads llevan años diciendo lo mismo: contestar en los primeros 5 minutos multiplica las probabilidades de hablar con el contacto frente a hacerlo una hora después, y a partir de unas horas el lead ya ha elegido a otro.

En inmobiliaria el problema se agrava por tres motivos. El agente está en una visita o en una notaría y no puede mirar el móvil. Los leads se concentran por la tarde y el fin de semana, cuando la oficina está cerrada. Y el portal te manda un correo genérico que se pierde entre avisos, alertas y newsletters.

Por eso la pregunta útil al elegir un CRM inmobiliario va más allá de «¿a cuántos portales publica?». La pregunta es: cuando entra un lead a las 20:40 de un sábado, ¿qué pasa en los cinco minutos siguientes? Si la respuesta es «llega un correo y el lunes alguien lo mira», da igual lo que cueste la licencia.

Dónde se pierden los leads en un CRM inmobiliario típico

Revisando el circuito de captación de agencias inmobiliarias, los leads se escapan casi siempre por los mismos cuatro agujeros.

1. El lead del portal llega al correo, no al CRM

Muchos programas importan los contactos de los portales, pero con retraso, solo de algunos portales o solo si el agente los da de alta a mano. Mientras tanto, el lead vive en una bandeja de entrada compartida. Comprueba que cada contacto entra en el CRM en tiempo real, con el inmueble por el que pregunta ya asociado.

2. Nadie decide a quién le toca

Sin reglas de asignación, el lead es de quien lo ve primero o de nadie. Lo razonable es repartirlo automáticamente por zona, por tipo de inmueble o por el agente que lleva esa ficha, y que ese agente reciba un aviso en el móvil, no solo en el escritorio.

3. No hay seguimiento después del primer «te llamo»

El primer contacto se hace. El segundo, el tercero y el cuarto, no. El comprador que no visitó ese piso sigue buscando durante meses, y si nadie le envía las novedades que encajan con su búsqueda, comprará con otra agencia. Aquí el cruce de demandas del CRM solo sirve si alguien lo convierte en mensajes que salgan solos.

4. Se mezclan compradores y captación de vendedores

Un propietario que pide una valoración vale mucho más que un comprador curioso: es una captación, la materia prima del negocio. Si ambos entran en la misma lista y reciben el mismo trato, el propietario espera igual que los demás y acaba firmando la exclusiva con quien le llamó antes.

Este es el mismo patrón que describimos para cualquier embudo en en qué etapa de tu funnel pierdes los leads, con una particularidad: en inmobiliaria cada lead perdido tiene un coste muy alto, porque una sola operación paga meses de portales.

Un caso tipo con números: 300 leads al mes de portales

Para ver el impacto en euros, tomamos una agencia de tamaño medio. Las cifras están redondeadas y son de referencia, no de un cliente concreto, pero el orden de magnitud es el que se repite:

Agencia con 5 agentes y 300 leads/mes entre Idealista, Fotocasa y Habitaclia, con unos 1.200 €/mes en suscripciones y destacados de portales (unos 4 € por lead).

Antes: los leads llegan al correo de la oficina. Solo el 20 % se contesta en menos de 5 minutos y el tiempo medio de respuesta ronda las 4 horas. De los 300, unos 150 llegan a hablar con un agente y 27 terminan en visita (9 %).

Después de conectar los portales al CRM, asignar por zona y mandar un WhatsApp automático al instante con la ficha y dos huecos de visita: el 85 % recibe respuesta en menos de 5 minutos, unos 220 hablan con un agente y 54 terminan en visita (18 %).

Resultado: el mismo gasto en portales produce el doble de visitas. Visto al revés, antes se perdían unos 150 leads al mes que ya estaban pagados, unos 600 € mensuales tirados antes de contar la comisión de las operaciones que nunca llegaron.

Fíjate en que el cambio no viene de pagar más licencia. Viene de lo que pasa entre que el lead entra y alguien le contesta. Si quieres calcular tu propio coste por lead, tienes el método en cuánto cuesta captar un lead en 2026.

Cuándo NO compensa un CRM inmobiliario cerrado

Los CRM inmobiliarios verticales son muy buenos en lo suyo: fichas de inmuebles, multipublicación, web de la agencia, cruce de demandas y documentación. Para muchas agencias son la elección correcta. Pero hay situaciones en las que pagar uno de ellos y esperar que resuelva la captación es un error:

• Cuando tu problema es la respuesta, no la cartera. Si publicas bien pero contestas tarde, cambiar de programa no arregla nada. Necesitas automatización encima de lo que ya tienes.
• Cuando el programa no permite mensajes automáticos por WhatsApp. En España el comprador contesta mucho antes a un WhatsApp que a un correo. Si tu CRM solo envía emails, el primer contacto llega tarde por definición.
• Cuando no puedes crear secuencias de seguimiento. Avisos al agente, recordatorios a los 2, 7 y 30 días, y envío de novedades al comprador que aún no está listo. Si eso depende de que el agente se acuerde, no va a pasar.
• Cuando captas propietarios fuera de los portales. Campañas de valoración en Meta o Google, formularios de tu web, puerta fría. Muchos CRM cerrados gestionan mal los leads que no vienen de un portal.

En esos casos la combinación que mejor funciona suele ser mantener el programa inmobiliario para la cartera y la publicación, y poner encima un CRM con automatización que se encargue del lead: entrada en tiempo real, reparto, WhatsApp al instante y nutrición del comprador frío. Lo contamos paso a paso en cómo automatizar el seguimiento de leads.

Cómo elegir: cinco preguntas antes de firmar

Antes de pedir la demo, lleva estas preguntas escritas. Las respuestas te dirán más que la lista de funciones:

1. ¿Cuánto tarda un lead de Idealista en aparecer en el CRM? La respuesta buena es «al momento», con el inmueble asociado.
2. ¿Puedo repartir los leads automáticamente por zona o por agente? Y que el agente reciba el aviso en el móvil.
3. ¿Puede enviar un WhatsApp automático al lead en el primer minuto? Por la API oficial, no desde el móvil del agente.
4. ¿Distingue compradores de propietarios que quieren vender? Con circuitos y prioridades distintos.
5. ¿Qué informe me da de tiempo de respuesta y de lead a visita? Si no puedes medirlo, no puedes mejorarlo.

Si el programa responde bien a las cinco, adelante. Si falla en dos o más, presupuesta también la automatización que tendrás que añadir, o valora un CRM que ya la traiga. Y recuerda que el CRM es la pieza final de una cadena que empieza en tus anuncios y tu marca; la estrategia completa para el sector la tienes en marketing digital para inmobiliarias.

En Digital Flux montamos ese circuito para agencias: conectamos los portales, configuramos el reparto, el WhatsApp automático y el seguimiento, y medimos lead a visita desde el primer mes. Si quieres ver cómo quedaría en tu agencia, mira nuestro CRM inmobiliario con automatización.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto cuesta un CRM inmobiliario al mes?

Entre 40 y 120 € al mes por agente sumando licencia, multipublicación y módulo de leads, según el proveedor y el plan. A eso hay que añadir una implantación de entre 0 y 3.000 € según el tamaño de la agencia y la cartera que haya que migrar.

¿Qué CRM inmobiliario es el mejor?

Depende de dónde pierdes dinero. Si tu problema es gestionar y publicar la cartera, cualquiera de los verticales conocidos lo resuelve. Si tu problema es que los leads se contestan tarde o no se siguen, elige el que permita entrada en tiempo real, reparto automático y WhatsApp al instante, o añade esa capa al que ya usas.

¿Se pueden conectar Idealista y Fotocasa a un CRM?

Sí. Los portales permiten recibir los contactos de forma automática en un CRM, ya sea mediante integración directa del programa o leyendo los avisos que envían. Lo importante es que el lead entre al momento y con el inmueble asociado, no al día siguiente.

¿Cuánto tiempo tengo para contestar a un lead de un portal?

Lo ideal es menos de 5 minutos. A partir de una hora las probabilidades de hablar con el contacto caen mucho, porque el comprador ha escrito a varias agencias y suele quedarse con la que le contesta primero.

¿Necesito cambiar de programa para automatizar el seguimiento?

No siempre. Muchas agencias mantienen su programa inmobiliario para la cartera y añaden encima un CRM con automatización para los leads. Cambiar compensa cuando el programa actual no deja sacar los contactos en tiempo real o no permite mensajes automáticos.

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