Dolibarr ERP CRM no cuesta nada de licencia, pero ponerlo a funcionar en serio le sale a una pyme por entre 2.000 y 7.400 € el primer año, sin contar 40-80 horas de su propio equipo. Y aunque lleve «CRM» en el nombre, Dolibarr es un ERP: factura, lleva el stock y guarda clientes de maravilla, pero no recoge solo los leads de tu web o de Meta, no avisa al comercial al momento y no hace el seguimiento automático. Lo sensato es usarlo para facturar y poner delante una capa de captación y seguimiento conectada a él.
Casi todo lo que encuentras sobre Dolibarr explica cómo instalarlo, qué módulos activar o por qué el código abierto mola. Aquí vamos a otra cosa: lo que cuesta de verdad y qué pasa con un lead desde que rellena tu formulario hasta que alguien lo llama. En ese trayecto es donde se pierde dinero.
Qué es Dolibarr y qué no es
Dolibarr es un software de gestión de código abierto (licencia GPL) que se instala en tu servidor o se contrata alojado. Funciona por módulos que se activan según lo necesites: terceros (clientes, clientes potenciales y proveedores), presupuestos, pedidos, facturas, stock, proyectos, agenda, recursos humanos, tickets, emailing… Para una pyme que factura y gestiona almacén es una herramienta muy seria, y que sea gratis de verdad tiene mucho mérito.
El problema está en la palabra «CRM» del nombre. En Dolibarr, el CRM es la ficha del tercero marcada como «cliente potencial», más las oportunidades dentro del módulo de proyectos y la agenda de eventos. Te sirve para guardar la relación con un cliente, pero no para mover un lead. Un CRM comercial de verdad se encarga de que el contacto entre solo, alguien lo atienda en minutos y nadie se olvide de volver a llamarle, y Dolibarr de serie no hace ninguna de las tres.
No es un defecto, es para lo que se diseñó. Ya lo explicamos en ERP y CRM: cuál necesitas primero para vender más: el ERP ordena lo que ya vendiste y el CRM sirve para vender más. Dolibarr se queda en el primer grupo.
Cuánto cuesta Dolibarr de verdad en 12 meses
El «es gratis» se refiere a la licencia. Pero para tenerlo en producción con tus datos, tus plantillas de factura y tu equipo usándolo, hay cinco partidas que sí se pagan. Son horquillas orientativas del mercado, no una tarifa nuestra: dependen de cuántos módulos uses, de si migras datos y de si tienes a alguien técnico en casa.
| Partida | Primer año (orientativo*) | Qué incluye |
|---|---|---|
| Licencia | 0 € | El software, descargado de dolibarr.org |
| Alojamiento | 120 – 600 € | Un VPS gestionado o el alojamiento en la nube del propio proyecto, con copias de seguridad |
| Módulos de pago (DoliStore) | 100 – 600 € | Lo que no viene de serie: conectores, plantillas, integraciones, mejoras de ficha |
| Integrador | 1.500 – 5.000 € | Instalación, configuración, plantillas PDF, migración de clientes y artículos, formación |
| Mantenimiento y actualizaciones | 300 – 1.200 € | Subir de versión sin romper módulos, parches, soporte |
| Total | 2.020 – 7.400 € | + 40 a 80 horas internas de configuración, pruebas y aprendizaje |
*Referencias del sector a octubre de 2026, no datos propios. Comprueba las tarifas vigentes de cada proveedor.
Las horas internas son la partida que nadie apunta y la que más pesa. Si quien configura Dolibarr es el gerente o la persona de administración, esas 40-80 horas salen del trabajo de vender o de facturar. Contadas a un coste interno de 25 €/hora, son entre 1.000 y 2.000 € más.
Con todo, Dolibarr suele salir más barato que muchas alternativas de pago para la parte de gestión. Para facturación y stock es una buena compra. El coste que preocupa es otro: el de los leads que se pierden por el camino.
Dónde se pierden los leads con Dolibarr
Sigamos a un lead real. Alguien ve tu anuncio en Instagram, rellena el formulario y deja su teléfono a las 19:40 de un martes. Con Dolibarr de serie pasa esto:
1. El lead no entra solo
Dolibarr no se conecta de fábrica con Meta Lead Ads, con el formulario de tu WordPress ni con WhatsApp. Se puede hacer: tiene API REST, un recolector de correos que crea registros a partir de emails y módulos de terceros. Pero alguien tiene que montarlo y mantenerlo, y cuando una actualización lo rompe nadie se entera hasta que faltan leads. En la práctica, en muchas empresas el formulario acaba en un buzón y alguien lo copia a mano al día siguiente.
2. Nadie se entera a tiempo
Aunque el lead entre, Dolibarr no avisa al comercial en el móvil en cuanto llega. Las notificaciones de serie están pensadas para eventos de gestión (un pedido validado, una factura), no para «acaba de llegar alguien con ganas de comprar». Y el tiempo de respuesta lo decide casi todo: el estudio de referencia sobre respuesta a leads (Lead Response Management Study, MIT e InsideSales) encontró que contactar en los primeros 5 minutos multiplica muchas veces la probabilidad de cualificar al contacto frente a hacerlo a los 30 minutos.
3. El primer contacto depende de alguien
No hay un WhatsApp ni un email automático que le diga al lead «te hemos recibido, te llamamos en 10 minutos». Ese mensaje solo evita ya que se vaya a pedir presupuesto a otro.
4. El seguimiento es a mano
Puedes crear tareas en la agenda, pero no hay secuencias que programen solas el segundo, el tercer y el quinto intento según lo que haga el lead. La mayoría de ventas B2B necesitan varios contactos, y casi todos los comerciales se rinden tras el primero o el segundo. Es lo que contamos en automatizar el seguimiento de leads.
5. No sabes qué campaña vende
Si el origen del lead (campaña, anuncio, palabra clave) no se guarda solo, en tres meses no podrás decir qué inversión te trae clientes y cuál solo trae contactos.
Qué hace Dolibarr y qué necesita un lead para no enfriarse
Puesto lado a lado, se ve bien qué hace cada pieza y por qué la solución no pasa por tirar Dolibarr:
| Lo que necesita el lead | Dolibarr de serie | Capa de captación y seguimiento |
|---|---|---|
| Entrar solo desde el formulario o Meta | A mano, o con API o un módulo que hay que montar | Automático, al segundo |
| Aviso al comercial | Email genérico o ninguno | Notificación en el móvil al momento |
| Primer contacto en menos de 5 minutos | Depende de que alguien lo vea | WhatsApp o email automático al instante |
| Seguimientos programados | Tareas en la agenda, a mano | Secuencia de 5-7 contactos que se para si responde |
| Saber de qué campaña viene | Campo que rellena una persona | Origen y UTM guardados solos |
| Presupuestar, facturar y llevar el stock | Su punto fuerte | Se queda en Dolibarr |
La última fila es la importante. Dolibarr no tiene que hacerlo todo: tiene que recibir al cliente ya ganado, con sus datos limpios, para presupuestarle y facturarle.
Cuánto dinero se va por ese hueco
Los leads que no se contestan a tiempo no salen en ningún informe de Dolibarr, porque nunca llegaron a registrarse bien. Por eso conviene echar la cuenta:
Cálculo para una pyme tipo de servicios (cifras redondeadas): 120 leads al mes entre web y Meta Ads. Como el formulario llega a un buzón y se pasa a Dolibarr a mano, el 25% (30 leads) no se contesta o se contesta al día siguiente, cuando ya han pedido presupuesto a otro. Con una tasa de cierre del 10% y un ticket medio de 1.200 €, eso son 3 ventas al mes que se pierden: 3.600 € al mes, 43.200 € al año. Es seis veces el coste más alto de implantar Dolibarr, y ese dinero se va por algo que Dolibarr no está pensado para hacer.
Cambia los números por los tuyos. Si recibes 30 leads al mes y vendes tickets de 300 €, el agujero es más pequeño y a lo mejor te apañas con disciplina y una hoja de cálculo. Si recibes cientos o vendes caro, cada punto de leads sin contestar cuesta más que todo el software.
Si ya usas Dolibarr: no migres, conecta
La reacción típica al ver esto es «vamos a cambiar a un ERP más grande que tenga CRM». Es la decisión cara: meses de migración, formación otra vez y riesgo para la facturación, que es justo lo que ya te funciona. Y cambiar de herramienta no arregla nada si el proceso sigue siendo copiar a mano. Con Odoo pasa lo mismo, como contamos en Odoo CRM: precio real y por qué se pierden leads con él.
Lo que mejor funciona es separar las funciones:
- Delante, una capa de captación y seguimiento: recoge los leads de todos los canales, avisa al comercial, contesta al momento por WhatsApp o email, programa los seguimientos y guarda de qué campaña viene cada lead.
- Detrás, Dolibarr como sistema de gestión: cuando el lead pasa a «ganado», se crea solo el tercero en Dolibarr con sus datos y su origen, listo para presupuestar y facturar.
- Entre los dos, una integración por la API REST de Dolibarr, que es sólida y está documentada. Se monta una vez y se vigila.
Así nadie cambia su manera de facturar, el comercial trabaja en una herramienta pensada para vender y el gerente ve las ventas de cada campaña de punta a punta. Si quieres ver opciones para esa capa delantera, las comparamos en los mejores CRM para no perder leads. Y si lo que te atrae de Dolibarr es que no cuesta nada, lee antes cuándo deja de ser gratis un CRM gratis.
Es el trabajo que hacemos en implantación de CRM: no te cambiamos el ERP, te montamos el circuito para que ningún lead se quede sin contestar y lo conectamos con lo que ya usas.
Preguntas frecuentes
¿Dolibarr es gratis de verdad?
La licencia sí: es código abierto y lo descargas sin pagar. Lo que se paga es el alojamiento, los módulos de DoliStore que necesites, quien lo instale y configure y el mantenimiento. En una pyme eso suma entre 2.000 y 7.400 € el primer año como referencia, además de las horas de tu equipo.
¿Sirve Dolibarr como CRM para vender?
Sirve para guardar clientes potenciales, oportunidades y la agenda de cada cliente. No sirve, sin desarrollo extra, para captar leads de forma automática, avisar al comercial al momento ni hacer seguimientos programados, que es lo que convierte un contacto en una venta.
¿Se puede conectar Dolibarr con Meta Ads o WhatsApp?
Sí, pero no viene de serie. Dolibarr tiene una API REST y hay módulos de terceros, así que se puede integrar. Hay que montarlo, probarlo y vigilarlo después de cada actualización. Lo más fiable suele ser que esos canales lleguen a una herramienta comercial y que esta pase a Dolibarr solo los clientes ganados.
¿Es mejor Dolibarr u Odoo?
Para facturar y llevar el stock en una pyme pequeña, Dolibarr es más ligero y barato. Odoo cubre más áreas y su CRM va más allá, pero también es más caro y más complejo. Para convertir leads ninguno de los dos resuelve solo la respuesta rápida y el seguimiento automático: eso depende del proceso, no del logo.
¿Merece la pena cambiar de Dolibarr a otro ERP para tener CRM?
Casi nunca. Si Dolibarr te factura bien, migrar es pagar mucho por arreglar algo que no está roto. Sale más a cuenta poner delante una capa de captación y seguimiento conectada por la API y dejar Dolibarr para lo que hace bien.
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